隨著對外開放的日益擴大，國內各地區、各行業都熱心于同海外的交流，特別是外向型的地區、企業，為擴大同海外的貿易與合作的機會，主動走出國門，參加海外展會或獨自在海外舉辦展覽的居多。這是一個可喜的現象。但是喜中有憂，不不參展單位在海外進行的展覽，往往歷經坎坷，花費巨大，卻收效甚微。究其原因，當然有產品、市場、包裝、價格、廣告和銷售網絡等多方面的問題，但是，展覽不能達到預定的展覽目標，卻大多出于展覽本身的組織實施問題。比如，事先對展覽會調查與市場調查不周，以至展覽會選擇不當，展覽品配置不對，或是運輸中對展品贊成重大損壞等等。總之，歸集于缺乏對海外展覽實務的基本知識的經驗。為此，  
本章將介紹關于國內企業如何在海外辦展覽的基本知識。  
  
（一）海外展覽會的選擇與參加  
    從展覽分類中可以看到，雖然都名曰：博覽會或展覽會，但其中大有區別：展覽主題不同，展出者的構成不同，與會者、參觀者構成不同，由此所構成的目標市場不同，以及地域展在國的市場情況不同，這就需要企業從中選擇最能實現自己展出目標的展覽會。如果你為專門推銷某類商品尋求經銷代理，恐怕參加相應的專業性展覽會最適當；如果你要在某國推出本省、本市產品形象，那么，參加博覽會并獨設一館會有較大效果；如果你旨在試銷某些新產品，則可在展覽會租用少量攤位，帶上交易員和產品專家進行面對面的接洽，定會有獲。切記一點的是，參加展覽不是面向社會大眾進行宣傳，而是為著實實在在的產品交易，因此，要把選擇展覽會，當作尋求產品目標市場一樣慎重從事。  
    事前盡可能多地了解展覽會資料，是作出正確抉擇的可靠保證，這些資料全面具體，方能反映出上一展覽會的特征與適用性。  
  
                             杜塞爾多夫博覽會（展商構成）  
構成年代  展商  外商  與會商人  總占用面積平方米  現金流動百萬德國馬克  
1973      9278  2188   483760       776607             4.9  
1974     10756  2101   810818       956780             7.6  
1975     12009  3172   811601       1079522            14.1  
1976     11206  2794   776479       898517             7.5  
1977     12732  3809   965775       992250             21.0  
   
    參加某一國家地區的展覽決定一旦作出，那么，繼而還應該注意些什么呢？澳大利亞國際貿易發展中心為此提出了卓有見地的忠告：  
    1.展出前確定業務目標。為什么要辦展覽？是否需要尋找適銷市場和新客戶？是否想要介紹新產品或提供新的服務項目？是否需要選擇代理商或批發商？對辦合資企業是否感興趣？或者通過展覽來研究和開發市場。  
    2.展前要仔細地選擇和研究銷售市場。  
    3.確定參展商品。要知道，國外客戶關心的是最新或質量最好的產品。所以不應展出過時的產品。  
    4.充分做好展前的各項準備工作。  
    5.了解展覽會的全部具體要求。要清楚地知道展覽會的全部規則，展出時間，服務項目以及參展所需辦理的手續。  
    6.應選派熟悉情況可以做主動的人赴會。參展人員應該了解公司的銷售意圖。如果展覽的產品是有關技術和儀器設備，還應該派懂技術的工程師以解釋有關技術問題。  
    7.時間安排要寬裕。應提前到會以確保展攤秩序井然，展品狀態良好。展覽結束良好。展覽結束以后，要有時間充分聽取意見。  
    8.應把業務和禮節很好地兼顧起來。要為展攤配備足夠人員。  
    9.要重視廣告宣傳。展前及展期應該出版有吸引力的商業期刊和報紙。  
    10.了解當地習俗。參展前要熟悉當地節日假期，市場的季節性及消費習慣等。  
    11.選擇理想的代理人。  
    12.寄送產品樣本。  
    13.要報出全部產品的價格，主要CIF價。當然FDB價和CIF價在國際貿易中都很重要，但一般來說，FDB價用得較少。還要確定交貨期。  
    14.為國外用戶提供服務。  
    15.要用公制標出產品的規格。國際上通用的是公制。所以，出展以前，要準備好產品規格的公制數據。  
    16.越過語言障礙。最好參展人員也都學會一種外語。  
    17.關于資信和付款方式。首先，你應了解國外代理人的資信，可以通過銀行進行，也可以從咨詢公司得到。你還應該了解有關保險，付款方式等方面的情況。  
    18.要保護專利權和商標權。如果你已取得專利中商標權，就應該提前與你的專利代理人研究，如何使這種商標或專利在海外繼續得到保護。世界上大多數國家都對專利或商標權給予保護。  
  
    需要提一下的是，決定是否參加一個商展，最重要的工作是研究要送展的產品在展覽會即將舉辦的國家或地區有無潛在市場，有沒有可能找到銷路千成要記住，參加商展的主要目的是為了風吹草動該地區推銷產品。如果你已經決定參加商展，你就該著手作以下幾項工作了：  
   （1）了解這個商展覆蓋的地區有多大？  
   （2）同哪些類型的產品一同展覽，即展覽會是綜合性的還是專業性的？  
   （3）如果是國際性貿易展覽會，而不是專門的中國產品展覽會，那些將要參展的外國公司有哪些？是什么產品參展？  
   （4）展覽會預訂場地的費用、時間安排如何？  
   （5）你的產品若銷往該展覽舉辦地區或國家需交納什么樣的稅？稅會不會太高？  
   （6）你的產品的FDB價和CIF價分別是多少？  
   （7）出口號以該市場，你的價格能否被接受，或是偏高了還是偏低了？（商業上講[一分錢一分貨]，有時產品質量上乘，但若價格偏低，很可能會被懷疑質量不好，所以偏低的價格也可能會影響產品銷路。）  
   （8）你的產品是否對許多行業有用處？或只對少數二、三個行業有用處？如果產品只是滿足幾家的特殊需要，最好采取直接賣給他們，沒有必要參加大規模的商展。  
   （9）如果收到訂單，履約有無困難？能否迅速組織到需要的貨源？在運輸、出口等許多方面是否需要預先作安排。  
  
    如果你決定參加商展，但是你的公司不民屬于國家批準的有外貿經營權的公司，你就需要委托一家有權經營外貿的公司，讓他們作為你的代理商為你安排產品參展事項以及代辦產品出口業務。另外，你還可能通過中國國際貿易促進委員會，這個機構的總會設在北京，在全國各省都設有分會。中國國際貿易促進委員會設有專門的出國展覽部，負責組織國內廠家的產品出國參加性商品展覽會或在國外組織專門的中國產品展覽會。  
怎樣才能把自己的產品拿出來展覽呢？這首先需要知道每年有哪些展覽會、博覽會，分別在什么地方舉行，都是什么性質的展覽。要取得這方面的資料，你可以查閱西德一家分別用英、法、德三種文本出版的《商展及博覽會日歷》，倫敦博覽會資料中心出版有《博覽會報告》，此外還有一些貿易、商業期刊也會隨時介紹這方面的情況。日本也出版有一本《日本國際和國家展覽會博覽會》，出版期每年六月，十二月，出版者：日本會議局 地址：東京都千代田區町2-10-1東京交通會館。